Hace unos días recibí un artículo del blog de Cal Newport en el que habla de un estudio reciente sobre el uso del email. Los resultados me sorprendieron para mal.
Creo fervientemente que el email es una herramienta fabulosa. Gracias a que existe hemos podido multiplicar nuestra productividad exponencialmente. Quienes duden de esta afirmación piensen por un segundo el trabajo en la era pre-email. ¿Cuánto tiempo se demoraban las cartas en llegar, si no es que se extraviaban? ¿Cómo se enviaba un Excel en papel? ¿Cómo enviar un newsletter en papel a 100.000 personas? ¿Cómo notificar a 100 personas a la vez de algo urgente?
El email redujo enormemente los tiempos y costos del trabajo y eso es bueno. Pero como con toda herramienta, si su uso no es el adecuado, es posible salir herido. Y si bien muchas personas aún no son conscientes, el email está generando enormes daños en sus vidas.
Balance Vida/Trabajo
El 72% de los encuestados chequea su email laboral mientras está de vacaciones. Pensando en positivo, uno podría decir “¡qué bueno! gracias a la tecnología ahora me puedo ir más días de vacaciones y trabajar desde la playa tomando un mojito”. Pero sabemos que la realidad no es esa. Los días de vacaciones son más o menos los mismos, sólo que ahora llevamos al viaje un nuevo integrante (tu jefe, cliente o quien te escriba).
Del mismo modo, el 61% chequea su email laboral antes de llegar al trabajo (mientras desayuna, en la cama o en el viaje). Es decir que en lugar de emplear su tiempo personal en otras actividades (como tomar un café o un maté tranquilo, leer un libro en el colectivo o hacer fiaca en la cama), muchos se conectan desde temprano para estar al tanto de TODO.
Invasión del espacio personal
Independientemente de que sean mails laborales o personales hay otras cifras que me suenan preocupantes:
El 60% de los encuestados chequea los mails mientras mira películas/TV;
El 50% mientras está en la cama;
El 28% mientras está caminando;
y 14% mientras maneja.
Todo esto es producto de un profundo cambio en los dispositivos. El 85% de las personas chequea los mails desde el celular. Y esto hace posible que el email invada casi cualquier actividad que uno haga.
El problema aquí es que la invasión es consensuada. No estamos obligados a ver esos emails. Pero si dejamos activadas las notificaciones o bien tenemos el celular a mano, es muy difícil controlarse.
Exceso de uso
Ante la pregunta “¿cuál es su método de comunicación preferido con sus compañeros de trabajo?” una de cada tres personas respondió el email. No estoy hablando aquí de proveedores o clientes sino compañeros de la misma empresa. Asumiendo que estén físicamente en un mismo lugar aún hay mucha gente que prefiere mandar un email.
Me sorprendió mucho la estadística. Por lo menos de mi lado, prefiero hablar en persona, o sino, llamar por teléfono, o sino escribirme por chat. Creo que las famosas “fallas de comunicación” en las empresas suceden por estas cosas.
Otra cifra llamativa está relacionada a dejar la casilla de entrada en cero. Para la mitad de las personas es una misión imposible. Es decir, reciben más mails de los son capaces de procesar. Esto puede hablar de una falla en el método (y de hecho en mis cursos enseño herramientas para mejorar en este aspecto). Pero también está vinculado con el abuso. En general enviamos y recibimos más emails de los que deberíamos.
Conclusiones
En relación al último punto el rescate es claro: hay que usar menos el email y punto. Pero volviendo al tema balance vida/trabajo, no espero volver al mundo pre-email. Creo en la flexibilidad de horarios y en el mix vida personal/trabajo. Yo también lo hago. Pero cuando el trabajo empieza a comerse tantos momentos de la vida personal creo que es sensato hacer una reflexión. En definitiva, ¿para qué trabajamos? Más allá del disfrute en el trabajo, ¿no trabajamos para permitirnos momentos de disfrute en la vida personal? Si no somos capaces de marcar algunos límites, es posible que cada vez más ese disfrute personal se vea empañado por los asuntos del trabajo.
PD1: Hay personas que dudan de estas estadísticas. El estudio fue patrocinado por Adobe (la compañía de software que “inventó” el archivo pdf y el Photoshop) sobre 1000 casos. Me inclino a pensar que es serio.
PD2: Todo este estudio habla del email. Pero sería muy interesante analizar cómo el WhatsApp usado para el trabajo afecta la vida personal. Aún no encontré un estudio, tal vez para una próxima entrega.
