Una habilidad imprescindible para todo líder es saber delegar. Sin embargo es muy frecuente encontrar a líderes obsesionados en todo detalle, sobrecargados de trabajo, invirtiendo su valioso tiempo en tareas que otros podrían hacer.
Aprender a delegar implica dos partes. La primera tiene que ver con la confianza y suele ser una barrera para el líder mismo. Delegar es confiar en el otro una responsabilidad y depositar esta confianza suele producir inseguridad en el líder. “¿Qué pasa si sale mal?, “Seguro no lo va a hacer igual que yo…”, “Si lo delego, pierdo el control..” Estas y otras frases retumban en la cabeza del líder que espera rezando que su tarea delegada llegue a buen puerto. En una futura entrega discutiré en más detalle cómo superar el miedo a delegar.
En este artículo te compartiré una herramienta que me ha sido muy útil para delegar mejor. Se llama La Triada de la Delegación y la Responsabilidad.
La delegación es 3D
Emplearemos un ejemplo para explicar esta herramienta. Pensemos que hasta el momento uno es el responsable de realizar las compras en la oficina y le delegaremos esta responsabilidad a un miembro del equipo llamada Florencia.
Delegar implica confiar una responsabilidad en otro. Y esta responsabilidad se entiende de tres maneras.
Primera Dimensión
La primera es la responsabilidad de hacer, es decir, el responsable de hacer la tarea de ahora en más será el otro. Esta responsabilidad debe ser claramente delegada y comunicada al nuevo responsable. Siguiendo nuestro ejemplo, de ahora en adelante las compras de la oficina las realizará Florencia. Ella deberá hablar con los proveedores, recibir las facturas, controlar los remitos, etc. Uno cuando DELEGA no se DESLIGA. Deberá controlar la tarea hecha por el otro pero el responsable del hacer ya no es uno.
Segunda Dimensión
La segunda dimensión es la responsabilidad de responder. Es la rendición de cuentas. ¿Qué sucede si las cosas fallan? En nuestro ejemplo, ¿qué sucede si la oficina se queda sin insumos porque Florencia no hizo bien su trabajo? ¿Quién es el responsable? La responsabilidad de responder es indelegable. Uno sigue siendo el responsable ante los demás por más que haya confiado en otros esta responsabilidad. Dicho de otra forma, al resto de la empresa no le interesa como yo organizo mi trabajo (si lo hago yo o lo delego). Continúo siendo el responsable de compras para los demás, porque soy el líder de esa área y tengo a cargo esa responsabilidad. No obstante, puertas adentro, tendré una charla con Florencia para entender qué pasó y cómo corregirlo a futuro.
Tercera Dimensión
Por último, la tercera es la responsabilidad para actuar. Es el margen de maniobra que tiene el nuevo responsable para hacer la tarea. ¿Qué sucedería si un proveedor le quiere aumentar a Florencia un 15% los precios? ¿Qué hace? ¿Autoriza o no el aumento? La responsabilidad para actuar debe ser delimitada para que Florencia sepa qué hacer en cada caso. Por ejemplo, uno debería comunicarle claramente que está autorizada a pagar cualquier aumento por debajo del 20%, pero si el aumento fuera mayor deberá consultarme. De este modo, le doy un margen de acción. Puede actuar con su criterio.
A la hora de delegar te recomiendo tener en cuenta la triada. Estoy seguro que te va a servir para delegar mejor y evitar problemas.
