Ya se acerca fin de año y como es costumbre, muchas organizaciones realizan un balance anual de los resultados de sus empleados. El nivel de desempeño puede conducir a importantes retribuciones económicas o en especie. Es por ello que existe mucha expectativa acerca de cuál será la devolución final del jefe. Veremos a continuación siete claves para cerrar un exitoso ciclo de desempeño.
1. Hechos Objetivos
Lo que cualquiera espera de esta reunión es que su jefe sea capaz de hacer un racconto de los resultados alcanzados en el año por el empleado en cuestión. Esto ya presenta un primer problema: el jefe debe poder hacer referencia a hechos concretos, puntuales, medibles. Por ejemplo: “no has enviado los reportes a tiempo en 4 de los últimos 6 vencimientos” en lugar de “no cumpliste con los vencimientos”. Hablar en términos generales abre la puerta para la discusión en la que ambos tienen razón. La devolución anual por parte del jefe, no es el momento para ponerse de acuerdo en los hechos, sino para comunicar la consecuencia de estos. Si existieran dudas, deben ser despejadas antes de la reunión, nunca durante.
2. Actitudes
Suponiendo que la devolución de resultados pudo realizarse como corresponde, muchas reuniones terminan allí. Se quedan con el “qué” se consiguió. Es muy importante hacer mención también a “cómo” se alcanzaron los resultados. Es decir, cuáles fueron los comportamientos demostrados para generar un determinado rendimiento. Colaboración, comunicación, buen trato, compromiso, actitud positiva, respeto, puntualidad, etc. La falta de estos comportamientos son generalmente motivo de grandes problemas en la oficina, pero lamentablemente son olvidados en muchas devoluciones de desempeño. La reunión es una excelente oportunidad para remarcar que el resultado es tan importante como las formas (siempre y cuando no seamos fans de Macchiavello).
3. Desarrollo
Otro elemento importante a evaluar es el resultado de los objetivos de desarrollo. Si la organización decide invertir en sus empleados, asignando recursos económicos y tiempo para la capacitación, es necesario medir a) si los esfuerzos generaron un cambio en la persona y b) si este cambio generó un impacto en el negocio. Por ejemplo, si la empresa pagara clases de inglés para el empleado, se debería identificar si su conversación es más fluida y si su nivel de entendimiento con sus clientes ha mejorado o no. Se haya invertido o no, es importante discutir sobre qué se ha aprendido en el año.
4. Feedback recurrente
Otro factor que suele aparecer en las devoluciones de fin de año y que puede arruinar la motivación de los empleados en un instante es la sorpresa. No hay peor situación que esperar una buena calificación y recibir una mala. Es altamente frustrante pensar que uno estaba desempeñándose bien para luego enterarse que no. ¿Y cuál es la reacción normal del empleado? Cualquiera diría: “¿¡Y por qué no me avisaste antes!?» Y los empleados tienen razón, a esta altura ya es tarde. Es por esto que la reunión de fin de año debería desenvolverse en forma muy natural si existieran reuniones de feedback durante todo el año. El empleado “ya sabe” cómo le fue… casi debería ser una reunión formal y la calificación es una consecuencia de todo ese proceso.
5. Objetivos
Esto nos lleva al último elemento que también es clave para la reunión: objetivos claramente definidos. Tampoco es instancia para cambiar los objetivos. Pero puede ser motivo de discusión estar de acuerdo con los resultados alcanzados pero interpretar en forma distinta los objetivos previamente definidos. Otra vez es tarde y frustrante, pero debe tenerse en cuenta como aprendizaje para el próximo ciclo.
6. Contribución
Hasta aquí se ha hablado del desempeño del empleado. A continuación es necesario que el jefe haga referencia a cómo han repercutido los esfuerzos del empleado en la performance de la organización. Más allá de los resultados individuales del empleado, su retribución suele estar atada a un rendimiento general. Es importante que el jefe siempre haga esta mención y más aún cuando los resultados han sido dispares y lo que espera el empleado no se va a materializar.
7. Gratitud
Para finalizar, es muy importante demostrar agradecimiento por los esfuerzos del empleado. Nunca dejemos de recordar que este ha dedicado un año de su vida para el éxito de nuestra organización.
