Vivimos a las corridas. Apagando incendios por aquí y por allá. Reaccionando frente a las demandas y urgencias de otros. Y muchas veces termina el día, llegamos a casa cansados y nos preguntamos: “¿y qué hice hoy?”…
Hay formas diferentes de trabajar. Como ejemplo voy a utilizar a uno de los hombres más ocupados del planeta: Barack Obama. Si nosotros tenemos problemas que resolver, imaginen alguien con semejante responsabilidad.
¿Cómo hacer para atender una variedad tan grande de temas y personas? ¿Cómo avanzar en simultáneo con tantos proyectos? La respuesta es de sentido común pero no es de práctica común: planificando enteramente tu día con la agenda.
El Poder de la Agenda
Les comparto a continuación un ejemplo de la agenda de Obama un día cualquiera. Podrán ver la cantidad de actividades y reuniones que tiene. Pero cada una está detallada con un horario de inicio y fin bien determinado.
Un líder es una persona que tiene iniciativa. Que hace que las cosas pasen. Que quiere avanzar con sus proyectos.
La única forma de hacer que las cosas importantes de tu vida sucedan es hacerlas una prioridad y asignarles un tiempo específico. Y la agenda es la herramienta por excelencia para ello. Sean temas críticos o normales del día a día, la agenda te sirve para ordenar las prioridades e ir resolviendo aquellos temas para los cuales “nunca hay tiempo”.
Tips para el Manejo de Agenda
- No uses la duración estándar de 1 hora para cada reunión. Fijate la agenda de Mr. President…tu tiempo es tan valioso como el de él…si el tema se resuelve en 15 minutos, dediquemos 15 minutos.
- Planificá cada día por anticipado. Una vez que llegues al trabajo es muy probable que te distraigas con las cosas que surjan. Con práctica, lo ideal sería hacerlo con mayor anticipación (ejemplo: semanal).
- Bloqueá el tiempo no productivo: almuerzos, tiempos de traslados, etc…Si tenés una reunión fuera de la oficina, agendá el tiempo de la reunión, así como el tiempo de ida y vuelta.
- Planificá las actividades que más te demanden energía lo más temprano posible. Nuestra energía y fuerza de voluntad es limitada y se va a agotando conforme transcurre el día. La buena noticia es que se renueva todos los días. En la medida de lo posible, agendá por la mañana las cosas que más difíciles te sean.
- No hagas multi-tasking. Si Obama está en una reunión con Putin, su par de Rusia, me imagino que no está al mismo tiempo chateando con su Secretario de Educación por un conflicto docente en California.
- Respetá la agenda. De nada sirve planificar una actividad y luego no hacerla. Si surgiera algo que te impida cumplir con el compromiso, tomate el tiempo de reagendar.
Empezar a usar bien la agenda es más fácil de lo que parece. Simplemente podés usar el Google Calendar o Outlook de tu correo electrónico. Podés consultarla en tu celular y PC.
Los despido con una frase para pensar: “Nunca hay tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay tiempo para hacer lo más importante”
