empleados proactivos

Una herramienta que me ha servido para fomentar la proactividad en mis equipos es La Escalera de la IniciativaExisten 5 niveles de iniciativa que una persona puede presentar frente a un problema. Cuanto más alto su nivel de iniciativa, más fácil será el trabajo para el líder.

El primer nivel es Esperar a recibir instrucciones, el más bajo de iniciativa. Ante una dificultad la persona se queda atascada con el problema, que no se resuelve hasta que el líder se acerca. Cuando un empleado actúa de este modo, requiere un jefe casi omnipresente, que esté detrás de su personal. Está claro que este nivel de iniciativa es inaceptable. Para hacer subir a la persona al próximo escalón, se debe solicitar que ante cualquier dificultad, siempre debe consultar.

Un poco mejor, pero aún con mucho por hacer, es el siguiente nivel: ante un problema el empleado Pregunta qué hacer. La dificultad aquí se presenta por la extrema dependencia del líder como única fuente de soluciones. En muchas ocasiones el empleado busca cómodamente la respuesta en su líder. Por lo tanto, para que el empleado crezca se debe romper con este mecanismo consultándole qué haría él en esta situación. ¿Consultó con sus compañeros? En resumidas cuentas lo que buscamos aquí es que el empleado desarrolle su criterio proponiendo algún tipo de solución.

escalera de iniciativa

El tercer nivel de la escalera se alcanza cuando el empleado ya sabe que su jefe necesita de él propuestas y Recomendaciones para resolver los problemas. La dificultad para el líder radica en que se convierte en un cuello de botella: todas las decisiones deben ser consultadas, generando una falta de fluidez en el trabajo.

Por ello con el tiempo el líder debe ir evaluando el criterio de resolución del empleado y debe llevarlo a un nivel superior de iniciativa: Actuar pero Avisar. Un ejemplo de este nivel sería solicitar que el empleado lo mantenga en copia de los emails que envía. La clave del tercer al cuarto escalón es la confianza mutua: del empleado para resolver sólo el problema y del jefe para delegar su resolución.

Está claro que el cuarto nivel de iniciativa es bastante bueno: el empleado resuelve con su criterio el problema y notifica al líder de su decisión. Pero con el tiempo se puede pasar a un mejor nivel de iniciativa: actuar por cuenta propia y Reportar regularmente. Es decir, con la experiencia y criterio desarrollado se puede otorgar un mayor nivel de autonomía y liberar al jefe de estar involucrado en esos temas. Siguiendo el ejemplo anterior, podemos ver que si por cada respuesta enviada el jefe es copiado en el email, tarde o temprano no podrá leerlos todos.

Por lo tanto, el quinto y último nivel de iniciativa consiste en confiar en el criterio de la persona y de vez en cuando reunirse para hacer un revisión general de los temas. Este nivel no significa dejar sola a la personas: el líder continúa estando disponible. Pero su nivel de participación se limita a las situaciones en las que realmente sea necesario.

Algo importante para destacar es que las etapas deben ser respetadas, subiendo uno a uno los escalones. Saltar del primer al quinto escalón sería una mala decisión ya que no se ha construido un relación de confianza mutua que permita al líder estar tranquilo con el desempeño del empleado.

5 pasos para tener un equipo proactivo
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