Cada vez que pregunto a los líderes en mis cursos sobre cómo vienen de tiempos, la respuesta es siempre «mal!!!!». No me sorprende. Todos tenemos tantas cosas que hacer que nunca nos alcanza.
También es interesante que muchos les gustaría delegar más pero por diversos motivos (excusas???) no lo hacen. En una próxima entrega analizaremos cuáles son esos motivos y si realmente son válidos.
Hoy asumiremos que la decisión está tomada y queremos delegar. ¿Cómo hacerlo?
Paso 1: Identificación
Antes de delegar una nueva responsabilidad a un miembro del equipo, debemos analizar si es realmente la persona correcta. Delegar no consiste en «pedir una ayudita» o «tirar un trabajo operativo». Delegar implica confiar una responsabilidad en otra persona y otorgarle el nivel de autonomía de decisión correspondiente. Por lo tanto, es importante evaluar si la persona elegida podrá asumir esta tarea.
Paso 2: Comunicación
Delegarle algo a un colaborador puede sonar cómo «me estás tirando más trabajo». En cierto sentido es cierto. Pero por el otro lado también estamos confiando una nueva responsabilidad, algo que hasta el momento hacía el líder y que ahora, producto de la madurez de este colaborador, estamos confiando en él. Es decir, puede ser una oportunidad para demostrar que el colaborador está preparado para ir por más.
Paso 3: Transición
Una vez realizada la comunicación se inicia la transferencia de conocimientos y herramientas para que el colaborador pueda asumir el trabajo delegado. Es importante en esta instancia ser lo más específico posible, no dar por sentado nada y dejar correctamente documentado todo lo relavante al desafío. Dependiendo de la complejidad de la tarea podrá insumir más o menos tiempo y requerirá tal vez de un acompañamiento gradual. En esta transición deben surgir todas las dudas. El líder debe evaluar activamente y el colaborador sentir que está siendo evaluado.
Paso 4: Aceptación
Una vez finalizada la etapa de capacitación y acompañamiento, es el momento que el colaborador siga solo con la tarea. Por lo tanto es clave que el líder tenga la seguridad de que no sólo se entendió la tarea sino que además el colaborador va a continuar la tarea. Es decir, no es aceptable una respuesta de tipo «cuando tenga un rato me pongo con esto…», o «bueno, voy a intentar hacerlo…». El líder necesita un compromiso de la otra parte, una aceptación clara de la nueva responsabilidad. No hay grises aquí. Para cada tarea hay sólo un responsable.
Paso 5: Seguimiento
Delegar no es desligarse. Si bien el líder confía en otra persona para hacer la tarea, aún sigue siendo el responsable frente al mundo exterior (ver artículo sobre «La triada de la delegación«). Debe entonces establecer puntos de control y seguimiento para monitorear el desempeño del colaborador y hacer así los ajustes que sean necesarios. Esto no se deja al azar, sino que se agenda.
