3 reglas para saber si usás correctamente el email

Ya van a ser casi 20 años que el email ha conquistado los entornos laborales y se ha convertido en una fuente primordial de comunicación. No es de extrañar este gran éxito: comparado con sus antecesores (fax, cartas, etc.) presenta serias ventajas. Recorramos algunas:

• Es fácil y de bajísimo costo. Tan sólo con redactar unas líneas y apretar «Enviar» podemos comunicarnos con muchas personas en diferentes locaciones. En cambio, llamar por teléfono o hablar personalmente requieren ya un compromiso mayor.

• Permite la comunicación asincrónica. Es decir, podemos enviar un mensaje a alguien y el otro puede verlo y responder cuando esté disponible. No es necesario que ambos estén online.

• Es un buen medio para dejar por escrito asuntos que pueden a futuro prestar a confusiones. Por eso se usa para las aprobaciones, presupuestos, minutas de reunión, etc.

No obstante, el email no es el medio más indicado para ciertas situaciones. Veamos a continuación 3 reglas que nos ayudan a usarlo mejor.

• NO enviar emails que puedan producir una RESPUESTA EMOCIONAL. Si el contenido del mensaje va a generar un impacto negativo en el otro no hay posibilidad de contener esa respuesta. Comunicados tales como «lo que me mandaste está mal», «estoy muy enojado por lo que hiciste ayer», «Cuándo me vas a responder???» es mejor canalizarlos cara a cara o por teléfono.

• NO enviar emails que requieran ALTA INTERACCIÓN. Como dijimos, el email no es un medio online. Existen otros medios mejores para eso (por ejemplo el chat). Hay personas que le gusta jugar al ping-pong con el mail: mandan una preguntita, vuelve otra respuesta, va otra preguntita, viene otra respuesta…y cuando te das cuenta ya van 20 o 30 ideas y vueltas que fácilmente podrían haberse resuelto con un llamado o reunión.

• NO enviar emails que requieran RESPUESTA URGENTE. Que uno esté conectado las 24hs del día al email y reciba las notificaciones al celular no implica que todo el mundo sea igual (de hecho yo no hago esto). Asumir que vas a recibir una respuesta al instante tiene demasiados supuestos: que el otro está conectado y viendo el email, que de todos los emails que tiene va a leer el tuyo y que encima va a responderte (y rápido). Mejor, usá el teléfono, que en caso de dar con la persona, probablemente puedas resolver tu urgencia con éxito.

No sé si dejará de existir pero cada vez el email se usa menos y van ganando terreno otros medios para comunicarse en el trabajo, por ejemplo: tickets de pedidos, chats, audio chats, foros, etc. Y siempre están los tradicionales cara a cara y teléfono que para algunas situaciones son irreemplazables. Sigamos estas reglas y aprovechemos el email para lo que realmente sirve.

PD: Yo propuse 3 reglas, pero seguro vos tenés alguna…me la compartís?