Cómo salir del modo «colapsado»

Hace más de diez años que dicto cursos de Administración del Tiempo. Un tema que siempre está presente es “Prioridades”. Conceptualmente es una idea que todo el mundo entiende. Consiste en establecer qué cosas se deben hacer primero. El problema que encuentro es doble: por una lado muchas personas no SABEN cuáles son sus prioridades y por el otro la gran mayoría que las conocen no ACTÚAN sobre ellas. Veamos a continuación cómo podemos mejorar en este tema.

Primero el saber…

Hay dos ideas clave para analizar cuáles son nuestras prioridades. Una de ellas es el “Principio de Pareto” u “Ley 80/20”. Este postulado nos indica que de todas las cosas que debemos hacer hay un pequeño porcentaje (el 20%) que produce la mayoría de los resultados (el 80%). Por lo tanto uno debe primero listar todas sus tareas pendientes, identificar aquellas pocas que tengan el mayor impacto y luego empezar por éstas. Me parece muy interesante esta ley ya que nos obliga a ELEGIR.

Priorizar implica decir que SÍ algunas cosas y decir que NO a otras, por lo menos por ahora. No se puede hacer todo y menos todo a la vez.

Otra idea fundamental para entender nuestras prioridades es separar lo Urgente de lo Importante. Lo Urgente es todo aquello que aparece, que demanda nuestra atención. Son los vencimientos, mails, llamados, pedidos de jefes, clientes, compañeros, etc. Cuando uno se enfoca en lo Urgente normalmente trabaja en modo “Reactivo” es decir respondiendo a lo que llega. En cambio, lo Importante es todo aquello que nos hace crecer. Son tareas que normalmente no aparecen, sino que uno mismo debe buscarlas, por eso implica ser “Proactivo”. Trabajar en lo Importante es invertir a futuro. Es buscar soluciones de fondo a los problemas. Por lo general lo Urgente tapa a lo Importante, y es así cómo uno vive siempre corriendo, porque uno nunca dedica a tiempo a crecer (subrayo el uno porque generalmente es decisión propia).

…después el actuar

No es lo mismo SABER que HACER. Yo sé que las papas fritas hacen mal, sin embargo las como. Sé que dormir poco no ayuda, sin embargo no logro hacerlo. Sé que debería hacer ejercicio físico, sin embargo no me da ganas. Es más, ni siquiera es lo mismo QUERER que HACER. Uno puede proponerse infinitos objetivos, pero de ahí a cumplirlos hay una gran diferencia.

Hay dos factores que contribuyen a que no trabajemos según nuestras prioridades. En primer lugar ubico la Procrastinación. Muy a menudo las tareas críticas (esas del 80/20 o Importantes/no Urgentes) no son tan divertidas para hacer. Implican enfrentarse con dificultades. No siempre tienen un horizonte claro o bien los resultados se verán en el largo plazo. Entonces, las procrastinamos. Elegimos, consciente o inconscientemente, cualquier otra cosa que nos brinde una gratificación inmediata. Elegimos una tarea más fácil, conocida, rápida de resolver. Un claro ejemplo es el mail. ¿Qué mail leés y respondés primero? ¿El más complicado por su título o empezás por los fáciles? Es tan sencillo procrastinar que lo hacemos todo el tiempo casi sin darnos cuenta.

En segundo lugar tenemos la Falta de Foco. Vivimos en un mundo híper conectado y veloz. Llueven pedidos de todos lados. Si dejamos que el exterior nos marque las prioridades estaremos siempre corriendo de atrás. Podemos tener perfectamente claro qué debemos hacer, pero si no somos capaces de protegernos de las enormes distracciones, es muy muy fácil perder el foco.

Una solución simple para un problema complejo

Después de haber experimentado con diferentes métodos encuentro uno que es poderosamente eficaz.

Consiste en todas las mañanas tomarse 10 minutos para pensar en todas las tareas pendientes que uno tiene que hacer y elegir (priorizar) las tres tareas más importantes. Una vez seleccionadas, se deben anotar en un papelito (puede ser del tamaño de un taco o post it) y dejar ese papelito visiblemente en el puesto de trabajo. El objetivo será tachar esas tareas pendientes cuanto antes, si fuera posible antes del mediodía. Si el papelito queda sin tacharse al final del día es motivo de autocrítica…¿qué realmente hicimos si en todo el día no pudimos hacer las tareas importantes?

¿Por qué funciona esta técnica? Simplemente porque combina las cuatro ideas antes mencionadas para priorizar. Nos fuerza a no sólo pensar en lo crítico, sino también en mantenernos enfocados.

No subestimen la técnica por su simpleza. Los invito a probarla. No cuesta nada y los beneficios son gigantescos.